Einfaches Zeitmanagement

Optimiere dein Zeitmanagement und fokussiere dich auf die wichtigen Dinge.

Profilbild Alexandra Klöckner
12. Aug 2021
Gerold Hinzen

Ring. Ring. Der nächste Team-Call steht an, der andere Kollege hat sich für heute krank gemeldet und die Aufgaben der letzten Woche sind auch noch nicht alle erledigt. Manchmal fragt man sich, wann man bei den ganzen Meetings, Videokonferenzen, E-Mail-Checks und Instagram-Timeline-Updates überhaupt noch zum Arbeiten kommen soll.

Krank durch Stress

Dass Stress krank macht, ist bei weitem nichts Neues. Immer mehr Unternehmen schreiben sich „Mental Health“ groß auf die Fahne. Kein Wunder, denn Qualität und Fokus leiden oftmals unter dem hektischen Verhalten und inneren Druck eines jeden. Doch wird tatsächlich etwas dagegen getan? Vorbeugend?

Besseres Zeitmanagement kann der erste Schritt zu mehr Gleichgewicht sein, das wiederum die Arbeitseffektivität erhöht. Raus aus dem Teufelsreis, rein in einen positiven Automatismus, denn: Gutes Zeitmanagement schafft Klarheit über die bevorstehenden Aufgaben, beruhigt das Gemüt und sorgt für mehr Zufriedenheit. Wer entspannter ist und alles Wichtige im Blick hat, kann sich besser auf die Arbeit konzentrieren.

Zeit richtig managen

Es gibt sehr viele Methoden und Wege, die ans Ziel führen, so dass jeder für sich die passende Methodik finden sollte. Nimm dir die Zeit und probiere die Methoden bewusst mal einen Tag oder eine Woche lang aus. Versuche dich hierbei immer wieder herauszufordern und deine Disziplin zu schärfen. Im Folgenden stelle ich ein paar Methoden vor, mit denen ich persönlich gute Erfahrung im Arbeitsleben gesammelt habe.

Eisenhower-Matrix

Diese 2×2-Matrix kategorisiert anstehende Aufgaben in „dringend“/“nicht dringend“ und „wichtig“/“nicht wichtig“. Aus der Kombination ergeben sich folgende Zustände:

  • wichtig/dringend: Aufgaben, die sofort zu erledigen sind (von einem selbst)
  • wichtig/nicht dringend: Aufgaben, die auf ein anderes Datum terminiert und verschoben werden
  • nicht wichtig/dringend: Aufgaben, die an eine andere Person delegiert werden können
  • nicht wichtig/nicht dringend: Aufgaben, die direkt in den Papierkorb wandern

Bei dieser Methode wird die Priorität der Aufgaben sowohl aus zeitlicher Perspektive (Dringlichkeit) als auch mit dem Faktor Wichtigkeit (Ziele) beleuchtet.

Pomodoro-Technik

Der Name dieser Methode stammt ursprünglich von einer Küchenuhr in Tomatenform. Das Ziel dieser Methode ist, fokussiert bei der Sache zu bleiben und die Produktivität durch häufige Pausen zu erhöhen. Eine Pomodoro-Session dauert 2 Stunden und 25 Minuten und teilt sich in 100 Minuten Arbeitszeit und 45 Minuten Pausenzeit. Der Ablauf ist simpel: Große Aufgaben werden in kleinere Teilaufgaben unterteilt, die in 25 Minuten erledigt werden können (pomodoro). Danach gibt’s 5 Minuten Pause. Nach insgesamt 4 Pomodori-Einheiten erfolgt eine 30-minütige Pause.

Timeboxing

Das Time Boxing sieht vor, dass man für Aufgaben konkrete Zeitblöcke im Terminkalender fixiert und sich Aufgaben bewusst vornimmt. Hier wird natürlich an die eigene Disziplin appelliert, die Termine und Zeitslots auch genauso einzuhalten. Plane deine Woche in deinem Kalender und lege bewusste Fokuszeiten von 1,5 – 2 Stunden fest, an denen du besonders produktiv bist. Hierbei ist egal, ob private oder berufliche Aufgaben auf dich warten – am Ende geht es darum, sich konkret Zeit einzuräumen und sich den Aufgaben ungestört zu widmen.

Erweiterte ToDo-Liste

ToDo-Listen bedürfen nicht viel Erklärung: Anfallende Aufgaben werden untereinander aufgelistet und schriftlich fixiert. Wir haben die ToDo-Liste um den Faktor „Komplexität“ erweitert. In drei unterschiedlichen Stufen „einfach“, „mittel“ und „hoch“ werden Aufgaben bewertet und zueinander abgegrenzt, um etwas mehr Klarheit zu schaffen. Drucke dir die Listen aus und lege sie an deinen Arbeitsplatz – für die tägliche Wiederverwendung kannst du dir diese auch gerne laminieren, um Papier zu sparen. Die XIMPL ToDo-List hilft dir anfallende Gedanken zu notieren und zu priorisieren.

Fokussier dich einfach

Den Fokus zu wahren ist leichter gesagt als getan. Oftmals investieren wir sehr viel Energie in Dinge und Aufgaben, aber es fühlt sich an wie ein Hamsterrad, in dem man nicht vorankommt. Fokussieren bedeutet das Wichtige und Richtige machen. Eine der Aufgaben ist immer die Wichtigste, oder die Dringendste. Sich darüber bewusst zu werden ist schon die halbe Miete. Danach gilt es Multitasking zu eliminieren und sich aller Störquellen bewusst zu werden: Smartphone umdrehen, Social Messenger ausschalten, den Status auf „beschäftigt“ stellen oder Outlook minimieren – einfach mal nicht erreichbar sein. Wir haben ja unsere Fokuszeit im Terminkalender für uns geblockt.

Fazit

Zeit ist endlich und sie ist die einzige Ressource, die für alle Menschen auf der Welt gleich verteilt ist. Somit ist sie eine der wichtigsten und elementarsten Ressourcen, die wir haben. Demnach solltest du sorgsam mit ihr umgehen, sie wertschätzen und nicht verschwenden. Wer sein Zeitmanagement optimiert, verfolgt das Ziel, sich zu strukturieren, um mehr Zeit für die Dinge zu gewinnen, die ihm guttun. Nicht, um noch mehr Platz für weitere Aufgaben zu haben.

Es gibt keine Universallösung für dein Zeitmanagement – jeder Mensch ist anders, hat einen anderen Kontext und eine andere Umgebung. Ein guter Anfang ist, sich den Faktor „Zeit“ bewusst zu machen und zu checken, was als nächstes ansteht und wie wichtig oder dringend es ist, um seine Ziele zu erreichen. Die oben genannten Methoden helfen, dich besser zu strukturieren, Aufgaben zu priorisieren, zu delegieren oder komplett über den Haufen zu werfen.

Ich persönlich verwende einen Mix aus den oben genannten Methoden: das Eisenhower-Prinzip gibt mir Klarheit darüber, welche Aufgaben ich mir als nächstes vornehme, um meine Ziele zu erreichen. Mein privater und geschäftlicher Kalender ist strukturiert und mit Fokuszeiten versehen, in denen ich meine Aufgaben erledige. Diese probiere ich nach Pomodoro abzuarbeiten – manchmal gelingt mir das, manchmal nicht. An meinem Schreibtisch liegt die XIMPL ToDo-Liste in einem Klemmbrett. Darauf notiere ich meine Gedanken. Dies geht oftmals schneller als die digitale ToDo-Liste.

Es geht nicht darum, sich strikt an ein Schema zu halten. Bleib fokussiert und sensibilisiere dich selbst. Nimm dir kontinuierlich die Zeit. Ein Baumfäller muss sich regelmäßig Zeit zum Schärfen der Säge nehmen. Das ist auf Dauer effizienter als ständig zu denken, dass man fürs Schärfen keine Zeit hat, schließlich mit stumpfer Säge zu arbeiten und nur mäßig ans Ziel zu kommen.

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Alexandra Klöckner und Gerold Hinzen
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